Monitr check – Bronvolledigheid

Wanneer gebruiken

Gebruik deze check per entiteit en maand, vóór de maandclosing als volledig wordt beschouwd. Bij een retrospectieve reeks beoordeel je elke maand afzonderlijk. Deze skill is algemeen; de feitelijke bronlijst staat op de entiteits- of klantfiche. Een Monitr-rapport met cijfers is op zichzelf geen bewijs dat alle bronstukken bestaan of zijn geboekt.

Doel en risico

Bepaal of alle verwachte transactiestromen en periodieke runs tot en met de maandultimo in de bron, de boekhouding en Monitr zijn verwerkt. Onderscheid drie vragen: is de bronpopulatie compleet, is zij geboekt, en is de boekhouding volledig in Monitr aangekomen? Een aansluiting tussen boekhouding en Monitr beantwoordt alleen de derde vraag.

Bronnen en maandafbakening

Lees de vaste bronregistratie in de entiteitsfiche: per stroom het bronsysteem, de eigenaar, de verwachte frequentie, de relevante rekeningen of kanalen en de beschikbaarheid van een onafhankelijk export/afschrift. Werk nieuwe structurele kennis daar bij, met bron en verificatiedatum.
Bepaal per maand de exacte periode, bron-cutoff, boekhoud-cutoff en Monitr analyse-cutoff. Leg late documenten en nagekomen boekingen apart vast.
Gebruik bij elke stroom een bronbestand of onafhankelijke lijst, plus boekhoudjournaal/grootboek en, waar relevant, Monitr actuals/transacties. Documenteer bestandsnaam/link, exporttijd, filters, aantallen, totalen en eventuele ontbrekende toegang.
Voer de bankafschriftencontrole volgens het protocol hieronder uit; gebruik voor andere stromen de relevante detailcontrole. Bewaar het bewijs per maand in een apart werkpapier en vat de volledigheidsuitkomst hier samen.

Werkwijze

Verwachte stromen. Neem alle op de klantfiche geregistreerde stromen over en zoek signalen van nieuwe of gestopte stromen (vorige closing, contracten, grootboek, bankrekeningen, verkoopkanalen). Een stroom is alleen n.v.t. met gedocumenteerde reden.
Bronpopulatie per maand. Controleer of de bron tot en met de laatste dag van de maand beschikbaar/finaal is. Vergelijk ontbrekende documentnummers, data, accounts, runs of kanalen met de verwachte populatie. Een laatste exportdatum alleen bewijst geen volledigheid.
Bron naar boekhouding. Match op een stabiele sleutel zoals IBAN + afschriftnummer, factuurnummer + leverancier/klant, payroll-run-ID of activanummer; controleer aantallen én relevante bedragen. Verklaar ontbrekende, dubbele en later geboekte items. Vergelijk bedragen op dezelfde btw- en valutabasis.
Boekhouding naar Monitr. Sluit voor dezelfde periode en scope de relevante journaal- of grootboektotalen aan op Monitr. Gebruik rekening, periode, boekingsdatum en importstatus. Een geslaagde synchronisatie is nog geen bronvolledigheid.
Open verschillen. Leg per verschil document, bedrag, periode, oorzaak, eigenaar en oplosdatum vast. Koppel aan bestaande afwijking/taak als dezelfde oorzaak al onderzocht wordt. Stel geen boeking of accrual voor zonder serviceperiode, bestaande balansposten en terugnames te controleren.

Concrete toetsen per stroom

Stroom	Onafhankelijke populatie en toets	Aansluiting
Bank / betaalprovider	Lijst van alle actieve rekeningen/kanalen en maandafschriften; controleer datum en afschriftvolgorde.	Vergelijk eindstand afschrift per rekening en valuta op ultimo met banksaldo in de boekhouding waar beschikbaar, daarna met de Monitr-positie. Verklaar exacte verschillen en open transfers.
Verkoop	Verwachte facturatie uit contracten/CRM/abonnementen plus export van alle uitgereikte facturen en creditnota's met datum in de maand.	Vergelijk factuurnummer, klant, bedrag en creditnota met het verkoopjournaal; controleer daarna boekhouding → Monitr. Bij geïntegreerd factureren/boeken is de eerste aansluiting niet onafhankelijk: behoud de contract/CRM-check. Vergelijk facturatie niet rechtstreeks met erkende P&L-omzet als revenue recognition over maanden spreidt.
Aankoop en freelancers	Leveranciers- en freelancerlijst uit AP/grootboekhistorie, genormaliseerd op leverancier-ID over alle relevante kostenrekeningen heen; toets terugkerende relaties aan actieve opdracht/contract en verwachte maand.	Zoek voor elke actieve recurrente relatie factuur, periodekost of onderbouwde accrual. Controleer ook nieuwe leveranciers en documentenregister. Een ontbrekende kost alleen bewijst geen verplichting; onderzoek beëindiging, betaling, accrual en serviceperiode.
Payroll	Definitieve loonstaat, boekingsnota en runbevestiging voor de maand.	Sluit run/boekingsnota per relevante component aan op payrolljournaal en Monitr; markeer een voorlopige of ontbrekende run.
Afschrijvingen	Definitieve afschrijvingsstaat uit de vasteactivamodule of een per-activaregister, inclusief nieuwe/desinvesteringen.	Sluit maandrun en bedrag aan op grootboek en Monitr. Vergelijk Monitr vasteactivaprognose met actuals als analytisch signaal; dit bewijst op zichzelf geen volledigheid. Als de activamodule niet toegankelijk is via de connector, vraag de export op of markeer de brontoets als geblokkeerd.
Overige klantstromen	Bijvoorbeeld abonnementenimport, kas, voorraad of handmatige journals: benoem de verwachte bron, afsluitstatus en unieke sleutel op de klantfiche.	Vergelijk bronbestand/run met boekhouding en Monitr volgens dezelfde drie vragen; documenteer ook expliciet als de stroom n.v.t. is.

Bankafschriften: detailprotocol

Rekeningregister uit de bron. Neem per entiteit een onafhankelijke lijst van alle bankrekeningen, kaarten en betaalproviders op, met IBAN/provider-ID, rekeningvaluta, status, boekhoudrekening en dagboek. Vergelijk die met de klant-/entiteitsfiche en Monitr; een Monitr-lijst alleen toont geen niet-aangesloten rekening.
Bronafschriften en volgorde. Verzamel per rekening én valuta alle afschriften voor de maand plus de maandgrens. Controleer brondatum, ontbrekende en dubbele nummers, en de aansluiting van het volgende beginsaldo op het vorige eindsaldo. Bij CODA gebruik je het gecodeerde bestandsnummer in record 1 (posities 126–128); het papieren afschriftnummer kan anders lopen. Controleer records 1, 2.1, 8 en 9, inclusief saldo- en controletotalen. CODA-bedragen hebben drie decimalen; een leeg bestand kan geen record 8 hebben. Zie de Febelfin CODA-specificatie.