Wanneer gebruiken
Gebruik deze algemene methode bij het toevoegen of herzien van een entiteit, bij een gewijzigde Monitr-inrichting en vóór een retrospectieve closingcontrole. De methode beschrijft de scope voor elke entiteit; klantnamen, ID's en uitkomsten horen in het Entiteiten-record.
Doel en risico
Leg vast welke entiteit, rapporteringsstructuur en bronnen voor controles gelden. Voorkom dat een controle cijfers uit een verkeerde entiteit, structuur, periode of scenario gebruikt. Een beschikbaar Monitr-rapport bewijst nog geen bronvolledigheid of formele sign-off.
Bronnen
- Monitr: geverifieerde sessie, organisatie, entiteit, rapporteringsstructuren, actuals en beschikbare budget-/forecastscenario's.
- Notion: Entiteiten (Entiteiten) als vaste configuratie; bestaande maandclosing voor de periode en eventuele eerdere controlelog.
- Externe broninformatie: boekhoudpakket en bekende bronsystemen. Beoordeel hun volledigheid pas in de afzonderlijke bronvolledigheidscontrole.
Werkwijze
- Leg de gevraagde entiteit en exacte periode(s) vast. Bepaal of het om een maandcontrole, kwartaalreview of retrospectieve reeks gaat.
- Verifieer de actieve Monitr-sessie. Lees de organisatie en entiteit live; controleer ID, naam, valuta, boekjaargrenzen, boekhoudintegratie en laatste actualsdatum tegen het Entiteiten-record. Raad geen ontbrekende ID's.
- Lees alle rapporteringsstructuren. Leg voor de primaire en eventuele aanvullende structuur de naam, ID en het doel vast. Kies bij meerdere structuren op basis van de bestaande klantafspraak; leg een onduidelijke keuze ter review voor.
- Controleer voor iedere gevraagde maand of de relevante actuals in de gekozen structuur beschikbaar zijn. Noteer de analyse-cutoff per maand en houd die gescheiden van de formele Monitr-LDA.
- Identificeer het relevante budget- of forecastscenario voor de controleperiode. Een huidige scenarioversie is niet automatisch de versie die historisch gold; noteer wijzigingen met ingangsdatum.
- Lees de entiteitsinstellingen voor frequentie, bronnen, reviewer en materialiteit. Neem alleen bevestigde waarden over. Laat ontbrekende afspraken zichtbaar open.
- Vergelijk met de vorige scopecontrole. Onderzoek gewijzigde ID's, structuren, bronnen of scenario's voordat je oude waarden overschrijft.
Waar vastleggen
- Bewaar de vaste, geverifieerde configuratie in het Entiteiten-record: Monitr organisatie-ID, entity-ID, primaire rapporteringsstructuur met ID en gebruik, aanvullende structuren, boekhoudpakket, bekende closingbronnen, frequentie, reviewer en materialiteit.
- Zet Scope laatst gecontroleerd en Scope status op het Entiteiten-record. Voeg in de pagina onder Closing-scope – controlelog de datum, onderzochte periode, gebruikte bronnen, wijzigingen en open keuzes toe. Bewaar eerdere logregels.
- Een maandclosing bewaart alleen haar eigen periode, analyse-cutoff, gebruikte scenarioversie en afwijkingen van de vaste entiteitsconfiguratie. Maak voor deze scopecontrole geen maandelijkse Closing-taak.